Evènement d'entreprise

Les agences évènementielles ont tous les outils et toutes les compétences pour s'occuper de l'ensemble de votre évènement, quel qu'il soit. De l'inauguration de bâtiments au lancement de produit en passant par les remises de trophées, les anniversaires d'entreprise ou les salons, les séminaires, les agences évènementielles se chargent de bien d'autres opérations encore, de communication interne ou externe.

Imaginer le concept de votre évènement, trouver la salle adaptée à votre soirée, accessible facilement par les transports, sélectionner le meilleur traiteur ainsi que les supports de communication ciblés, sans oublier l'animation à la hauteur de l'enjeu, voici les tâches qui reviennent aux agences évènementielles si vous souhaitez concrétiser un évènement d'envergure !

Les grosses entreprises font appel à elles dans le cadre d'un accompagnement en lien avec leur service communication et marketing, tandis que les PME confient généralement l'ensemble de l'organisation évènementielle à ces professionnels.

Comment choisir un organisateur d'événement d'entreprise ?

Vous devez organiser un événement pour votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer. Pour vous aider, suivez ces cinq grands jalons :

Identifiez vos besoins et objectifs

Cette étape bien connue des agences est celle appelée du "brief". C’est tout simplement le temps où vous allez faire part aux agences de vos desiderata. Allez à leur rencontre, expliquez-leur comment vous voyez les choses : le lieu que vous aimeriez, la date de l’événement, le public que vous envisagez d’accueillir, le pourquoi de la manifestation, etc.

Mettez les agences en concurrence

La seconde phase est celle dite de la consultation. Vous repérez deux ou trois agences avec lesquelles vous avez envie de travailler. Davantage ne servirait pas à grand chose sauf à vous faire perdre du temps ainsi qu'à elles. Mieux vaut trois sollicitations de qualité. Laissez-leur quelques jours ou semaines pour répondre à votre demande.

Découvrez les réponses des agences

Fixez des rendez-vous avec chacune des agences pour aller écouter ce qu’elles ont à vous proposer. Généralement, elles vous proposent tout un déroulé : une destination si nécessaire, un hébergement, de la restauration, un acheminement jusqu’au lieu d’événement et toute la communication autour du projet.

Évaluez les propositions

Y a-t-il une proposition qui vous plaît davantage ? L’une des agences vous met-elle plus en confiance ou répond-elle parfaitement à votre demande financière ? Vous n’avez qu’à vous écouter et décider de l’organisateur avec lequel vous avez envie d’élaborer votre évènement.

Choix final

Ça n’est pas toujours facile de prendre une décision. Vous pouvez demander à chacune des agences davantage de précisions, afin de pouvoir mieux les départager. Assurez-vous que tout ce qui est proposé sera bien réalisable. Et une fois votre choix effectué, laissez-vous porter !