Organisation d'évènements

Vous souhaitez confier l'organisation de votre évènement à un professionnel qui s'en occupera de A à Z pour vous livrer un évènement clé en main ? Alors, il vous faudra faire appel à une agence spécialisée dans l'organisation d'évènements. La plupart d'entre elles sont généralistes mais vous pouvez trouver des agences évènementielles spécialisées dans les évènements sportifs ou les évènements "écolos" ou encore les évènements ludiques.

En dehors du wedding planner dont l'activité est axée sur l'organisation de mariages, qui fait l'objet d'une catégorie spécifique, le recours à un professionnel pour l'organisation d'évènements concerne quasiment uniquement les professionnels.

Comment choisir un bon organisateur d'évènement ?

Quels sont les critères requis pour le choix d’un bon professionnel de l’événement ? La capacité à dénicher le lieu le plus pertinent pour votre événement, la minutie pour organiser au mieux les détails et l’ensemble de votre manifestation, la créativité pour assurer la cohérence de tous les temps forts et une bonne vue d’ensemble pour coordonner le tout !

Quelqu’un qui puisse vous trouver un lieu

C’est la problématique numéro un de l’organisation d’événement : trouver un écrin pour recevoir vos invités, un espace qui réponde parfaitement à votre demande, colle au mieux aux valeurs de votre entreprise, à l’âge et au style de votre public invité. Pour vos séminaires, congrès, incentives, réunions, le professionnel doit avoir une proposition la plus pertinente qui soit.

Quelqu’un qui puisse assurer une logistique fiable

C’est un des facteurs clés de succès de votre événement, quasiment la base : être capable de gérer le transport de tous les participants. En plus de l’acheminement, il faut pouvoir prendre en charge leur hébergement et leur restauration – quel restaurant ou bien quel traiteur. Un bon organisateur d’événement doit avoir une connaissance poussée en matière de sécurité. Et c’est encore mieux s’il s’y connaît en technique et a des notions de scénographie.

Quelqu’un qui puisse vous créer un concept

En effet, la scénographie englobe le dispositif scénique et celui-ci découle souvent d’une thématique, d’un fil rouge qui sert pour tout l’événement et qu’il est intéressant de décliner sur tous les temps forts. Par exemple de façon visuelle avec la signalétique ou bien un dress-code de soirée. Les grandes agences proposent par le biais de leurs équipes créatives des signatures d’événement qui se formalisent par des identités graphiques, que l’on retrouve sur tous les supports web et papier – save-the-date, invitation, programme, application dédiée à l’événement…