Séminaire, salon, convention

Avant toute chose, il est nécessaire de définir les raisons à l'origine de l'organisation de ce séminaire (renforcer l’esprit d’équipe, affirmer le prestige de votre entreprise, restaurer ou créer des liens sociaux entre les différents salariés de votre entreprise…), et déterminer le type de séminaire que vous désirez mettre en place (voyage, incentive, tournoi sportif, sortie culturelle, réunion, congrès…).

Dans un cahier des charges, détailler toutes les caractéristiques de votre séminaire avec les fonds que vous avez à disposition, le lieu, le type de séminaire, le nombre de personnes concernées… Vous devez essayer de trouver un équilibre entre les participants concernés et le standing des activités proposées, car selon la qualité du séminaire sur laquelle vous vous basez, l’entreprise pourra être vue comme avare ou à l’inverse généreuse.

La préparation du séminaire

Une fois le type de séminaire défini ainsi que l’approbation générale des personnes concernées, le moment est venu pour faire les recherches des prestataires qui seront essentiels pour votre séminaire (hôtels, restaurants, structure de transports, réservations pour des spectacles, etc.). N’hésitez pas à être curieux et à rechercher des activités autres que celles proposées dans les agences événementielles, afin de provoquer la surprise des participants (mais toujours dans l’équilibre standing/participants). Conservez les devis des établissements sollicités pour vous resituer dans le budget et les répertorier.

Une fois le programme achevé, communiquez le en précisant les modalités de participation, (nombre de jours, participation financière, programme des activités organisées, etc.

Il vous faudra faire une vérification des effectifs pour gérer les éventuels désistements de dernière minute ; prévoyez toujours des imprévus dans l’organisation (modalités d'annulation d’une réservation…).

Pendant le séminaire de l'entreprise

Restez attentif aux besoins des participants ou des établissements et n’oubliez pas de remercier les animateurs et les structures qui vous ont accueillies, ils pourront peut-être vous permettre de réorganiser des séjours. Si le séminaire est plus orienté incentive, n’hésitez pas à aller voir les participants et nouer des liens avec eux, vous pouvez être l’organisateur sans pour autant en être exclu. Durant les voyages, pensez toujours à vérifier l’effectif des participants, afin de ne pas commettre un oubli involontaire.

Après le séminaire

Il est essentiel de faire un bilan, à l'issue du séminaire : celui-ci n'est pas un séjour de vacances, il doit être sympathique et convivial mais doit atteindre les buts initiaux que l'entreprise s'est fixée. Un séminaire réussi peut vous être bénéfique dans la poursuite de votre carrière, ou dans l’ambiance de votre entreprise. Si on vous attribue la charge du prochain séminaire à organiser, c’est que vous avez réussi à répondre aux attentes des collègues de votre entreprise.