Comment organiser un concert ?

Une planification de départ très exigeante… pour ce type d'événement !

Organiser un évènement musical requiert un budget, une gestion du temps et une organisation très complexes. Gérer la préparation en équipe vous permettra d’être plus efficace. Ne prévoyez pas d’organiser cela à la dernière minute. Planifiez votre projet sur plusieurs mois s’il le faut pour ne pas omettre des détails qui pourraient faire rater votre évènement.

En tout premier lieu, il convient de décrire en détails votre projet d’événement musical (l’organisation, le cadre et les groupes/artistes proposés pour le concert, les besoins en équipement son et lumière, sécurité, la programmation, les autres activités le cas échéant…).

Les démarches…

Une fois tout votre projet détaillé, il faut régler les procédures administratives relatives aux lieux et au personnel à embaucher. Il est possible de solliciter la mairie concernée pour l'obtention gratuite d'une salle communale, mais il vous faudra présenter votre projet avec des arguments déterminants (mettre en valeur la commune, améliorer des structures de la commune,…). Il est très important d’être assuré pour le personnel, les groupes de musique et le matériel, car en cas d’incident ou d’avaries, vous en serez le responsable direct. Attention, si vous avez déposé des dossiers de demandes de subventions, elles arrivent généralement après le concert. Il est également possible de faire sponsoriser votre concert, mais choisissez bien l’entreprise à laquelle vous faites appel, il est possible que cela puisse vous faire de la mauvaise publicité. Vous pouvez même faire appel aux commerces ou aux riverains qui seront susceptibles de vous faire des dons.

Durant la phase de préparation du festival, il est important d’établir votre budget. Pour cela, faites une fiche avec d’un côté les dépenses et de l’autre, les recettes. N’estimez jamais que vous allez remplir complètement la salle, considérez plutôt que la moitié le sera. N’essayez pas non plus de compter sur la restauration pour pouvoir combler un déficit, le succès y est aléatoire. Sachez aussi qu'il faut payer une licence 2 pour servir des boissons fermentées non distillées (vin, bière, cidre, poiré, hydromel, vins doux naturels, jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool). Selon l’importance de votre événement musical, vous pouvez organiser la billetterie en deux parties : la prévente, où les spectateurs peuvent acheter leur place moins chère à l’avance, et la vente sur place, où ils achèteront leur billet plus cher juste avant d’entrer en salle. Si vous rémunérez les artistes que vous faites venir, il est impératif de contacter la SACEM pour que votre événement s'organise dans le respect des droits d'auteurs : autorisation et paiement d'une redevance qui diffère selon les conditions d'organisation.

Le déroulement, moment phare de votre projet

Passées les formalités administratives, vous pouvez commencer, au sein de l'équipe, à vous répartir les tâches (administratif, accueil des groupes, gestion logistique, communication…) pour préparer le bon déroulement du concert : décorations, édition de prospectus et d’affiches, préparation du stock de buvette ou de restauration si vous en avez prévu, besoins techniques… Les prestataires techniques ont les connaissances et compétences nécessaires pour monter ou démonter une scène ou gérer le son et sont plus efficaces lorsqu’ils procèdent à leur manière. Laissez les pros faire leur travail et demandez leur conseil en cas de doute sur un point technique.

Arrive le jour J. Tout est en place, les groupes sont présents et prêts, la salle se remplit. Essayez, vous et votre équipe, d’être le plus à l’écoute du personnel, vérifiez régulièrement si tout le monde est à sa place et si le son a bien été réglé. Évitez de charger des personnes stressées de nature de surveiller dans les zones turbulentes du site, afin d’éviter tout dérapage possible. Durant les concerts, il faut savoir faire face à l’imprévu. Anticipez de possibles contretemps tels que l’annulation d’un groupe, la défaillance du matériel…

Les groupes de musiqueont terminé de jouer, vous et votre équipe êtes fatigués, il est possible que le public n’ait pas envie de sortir tout de suite. Restez courtois et poli avec votre public malgré tout. S’ils ont aimé votre investissement dans ce projet, ils répondront probablement présents au prochain événement musical que vous organiserez…

Et après ?

Le concert s’est bien déroulé, vous avez pu gérer des difficultés potentielles sans trop d’encombres. Quadrillez le site en zones si vous gérez le nettoyage et facilitez vous le travail en vous le répartissant par équipe. Si les subventions ou financements sont arrivés, payez le personnel et les entreprises sollicitées. N’oubliez pas de faire votre déclaration à la SACEM ! N’hésitez pas à rendre des comptes et remercier les structures qui ont contribué à la réussite de votre projet (la mairie, les entreprises qui ont sponsorisé le concert, etc).

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