Voyage d’entreprise : comment l’organiser ? comment choisir son prestataire ?

Le voyage d’entreprise peut prendre plusieurs formes : soit il s’agit d’un voyage incentive, qui consiste à récompenser le personnel qui participe à la bonne marche de l’entreprise et à le motiver pour les missions à venir par l’organisation d’activités de team building, soit il s’agit d’un séminaire d’entreprise qui rassemble un groupe de personnes internes à l’entreprise, ou non, sur un thème lié au milieu professionnel.

Dans les deux types de voyage d’entreprise, l’idée est la même : rassembler un ensemble de collaborateurs ou de clients dans une ambiance de travail mais originale et détendue.

Bien penser l’organisation de son voyage d’entreprise

Quel que soit le type de voyage d’entreprise que vous envisagez, il vous faudra dans un premier temps définir et fixer le budget global que vous pourrez y consacrer. Ce dernier doit englober toutes les composantes de votre voyage d’entreprise, de la location d’un lieu aux déplacements des participants, en passant par des nuitées d’hôtel, par la décoration de votre salle de réunion ou encore les activités sportives ou culturelles, les animations qui vont agrémenter votre voyage d’entreprise. Une organisation rigoureuse est gage de succès.

Définir ses objectifs

Comme tous les événements professionnels, l’organisation d’un voyage d’entreprise doit être bien pensé en amont en fonction des objectifs que vous vous définissez et selon l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise. Le voyage d’entreprise ne prendra en effet pas la même forme si vous vous adressez à vos collaborateurs pour les récompenser, les motiver ou renforcer leur cohésion au sein de l’entreprise ou si vous invitez vos clients pour les fidéliser ou mettre en avant de nouveaux produits. En revanche, ayez toujours à l’esprit que votre voyage d’entreprise s’inscrit dans le cadre de votre stratégie marketing et communication.

Bien anticiper son organisation

Une fois les objectifs du voyage d’entreprise bien définis, il faut penser à son organisation concrète. D’abord bien définir sa date en privilégiant les périodes hors vacances scolaires et si possible le plus éloigné possible des week-ends et en s’assurant que d’autres événements professionnels, ayant des objectifs proches des vôtres, ne se déroulent pas au même moment à proximité.

Il convient ensuite de trouver un lieu pour votre voyage d’entreprise. Selon l’image que vous souhaitez donner de l’entreprise, vous privilégierez un lieu luxueux, ludique ou bien encore insolite, vous choisirez un environnement plutôt urbain, plutôt montagnard, marin ou rural.

Évidemment, il vous faudra également prévoir et organiser les déplacements des participants si besoin, leur hébergement et bien sûr les activités et animations qui rythmeront votre voyage d’entreprise.

Comment bien choisir un prestataire pour un voyage d’entreprise ?

Si organiser seul son voyage d’entreprise n’est pas une chose irréalisable, il n’en demeure pas moins que cette organisation demande du temps et beaucoup d’énergie. Elle nécessite également de constituer des groupes de collaborateurs en interne qui auront chacun leur mission pour mener à bien la mise en œuvre de cet événement professionnel.

Autre solution pour éviter le moindre faux pas qui pourrait donner une mauvaise image de l’entreprise : faire appel à un prestataire spécialisé dans l’organisation de voyages d’entreprise. Missionner un professionnel pour organiser un voyage incentive, un séminaire ou un team building, c’est l’assurance que votre événement soit une réussite. Encore faut-il bien choisir son prestataire.

Les critères à prendre en compte pour bien choisir un prestataire

Pour être certain de faire le bon choix en matière de prestataire de voyage d’entreprise, vérifiez que ce dernier remplit bien les critères suivants :

• sa réputation doit être reconnue
• sa visibilité sur le marché de l’événementiel doit être réelle
• le prestataire doit pouvoir avancer des références sérieuses
• sa capacité d’adaptation à vos demandes particulières doit se confirmer
• son écoute et sa disponibilité doivent être immédiatement perçues.

Nos prestataires répondent à tous ces critères. N’hésitez pas à leur demander un devis personnalisé pour votre prochain voyage d’entreprise.

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